Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej w Irlandii jest jedną z najbardziej efektywnych dróg osiągnięcia sukcesu zawodowego w owym kraju. Będąc zatrudnionym w firmach różnego typu mamy komfort względnie pewnego zatrudnienia i niewielkiego ryzyka z nim związanego, jednak wiąże się to z określonym pułapem zarobków i szeregiem nie zawsze kompetentnych szefów nad nami.

O ile niektórym taki stan ze względów światopoglądowych lub życiowych odpowiada, inni stale będą szukać tego "czegoś więcej". A ponieważ irlandzka gospodarka jest chłonna jak gąbka, niejeden z nich to odnajdzie.

Z rozpoczęciem własnej działalności gospodarczej na Szmaragdowej wyspie wiąże się szereg szczegółowych procedur, jednakże niech was to nie przeraża. O ile na papierze może to wyglądać odrobinę zniechęcająco, w praktyce jest sprawnym i przychylnym petentowi systemem.

Kiedy zdecydujemy się już na założenie własnej firmy, przed rozpoczęciem procedur rejestracyjnych powinniśmy nakreślić swój biznesplan, zadbać o finansowanie przez początkowy okres działalności, zbadać rynek na którym będziemy działać, wybrać odpowiednie miejsce na siedzibę firmy, oraz dopiąć na ostatni guzik wszelkie niezbędne aspekty związane z nasza działalnością. Kiedy będziemy mieć już ten etap za sobą, pora na rozpoczęcie procesów formalnych.

Pierwszym z nich, a zarazem jednym z najważniejszych, jest podjęcie decyzji o charakterze spółki. Irlandia proponuje nam cztery opcje - "Sole Trader", "Partnership", "Limited Liability Company", oraz "Co-operative".

Sole Trader, co w wolnym tłumaczeniu oznacza firmę jednoosobową, jest bardzo wygodną opcją dla tych, którzy zamierzają prowadzić działalność na niewielką skalę. Z punktu widzenia prawnego firmy o charakterze Sole Trader nie muszą spełniać żadnych specjalnych wymogów - opcjonalne jest zarejestrowanie się w rejestrze nazw handlowych, o czym później. Każda osoba rozpoczynająca działalność na własną rękę zostaje przyszeregowana automatycznie do wzmiankowanej kategorii. Główną zaletą bycia Sole Trader, jest brak konieczności ujawniania do wiadomości publicznej jakichkolwiek wiadomości na temat naszej firmy (oczywiście oprócz obowiązkowych dla każdego rozliczeń podatkowych). Z drugiej jednak strony, w przypadku popadnięcia firmy w kłopoty, nie jest ona chroniona w żaden sposób, przez co wszelkie nasze środki stają się dostępne dla tych, u których się zadłużymy.

Partnership, czyli spółka partnerska, jest umową pomiędzy co najmniej dwoma osobami rozpoczynającymi wspólne przedsięwzięcie finansowe. To od nas zależy sposób zawarcia tej umowy między sobą - zobowiązanie ustne jest wystarczające, jednak zdecydowanie rozsądniejszym jest zawarcie umowy na papierze. Spółka partnerska charakteryzuje się przede wszystkim tym, iż każdy z partnerów jest samodzielnie odpowiedzialny za wszystkie zobowiązania firmy. W praktyce oznacza to, że jeśli firma wpadnie w mniejsze lub większe kłopoty finansowe, a jeden lub więcej partnerów się wycofa, możemy zostać zmuszeniu do uregulowania wszelkich należności samemu. Dlatego nie należy wchodzić w podobny układ z kimś, komu w pełni nie ufamy.

Rozsądnie jest również nakreślić na papierze podstawowy podział obowiązków i zysków w firmie, który następnie powinien być podpisany przez każdego z partnerów oraz dołączony do umowy o rozpoczęciu przedsięwzięcia. Dokument ten powinien zawierać informacje na temat sposobu finansowania firmy, podziału zysków i długów, oraz tego co się stanie w przypadku wycofania się z biznesu jednego z partnerów.

Limited Liability Company, czyli Spółka Z.o.o., jest przedsięwzięciem w dużej mierze odseparowanym od jego właścicieli. Jedynym przypadkiem, kiedy finanse właścicieli są powiązane z finansami firmy, jest niemożliwość spłacenia przez nią długów. Jednakże wtedy udziałowcy są zobowiązani do spłacenia jedynie kwót, wynikających z zapisów w ich udziałach. Niektóre z irlandzkich spółek z.o.o. posiadają ograniczenie gwarancyjne, które zobowiązuje właścicieli do spłacenia określonej sumy z własnych funduszy, w momencie gdy firma ogłasza upadłość. Jednakże rozwiązanie to jest stosowane rzadko i charakteryzuje ono raczej niewielkich przedsiębiorców oraz kluby, czy związki.

Co-operative, to spółka, w której nie ma konkretnej osoby posiadającej decydujący głos. Wszelkie decyzje podejmowane są przez zarząd, na zasadzie demokratycznego głosowania. W spółkach typu co-operative nie ma struktur hierarchicznych - każdy członek firmy jest tam na równych prawach.Spółki typu Co-operative muszą rządzić się określonymi prawami. Członkostwo w takiej spółce jest otwarte dla każdego chętnego (jakakolwiek dyskryminacja jest zakazana). Firmy Co-operative są kontrolowane przez ich członków, którzy uczestniczą na równych prawach w podejmowaniu wszelkich decyzji oraz ustanawianiu praw, którymi będzie się rządzić spółka. Członkowie udzielają się na rzecz spółki również finansowo - każdy ich wkład decyduje później o wysokości ich zysków, a pieniądze uzyskane w ten sposób przeznacza się najczęściej na rozwój firmy. Spółka musi pozostać niezależna w stosunku do innych firm z nią współpracujących. Niezależnie od kierunku rozwoju, nie można pozbawić członków ich praw w stosunku do firmy. Firma musi dbać o rozwój swoich członków poprzez zapewnianie im możliwości zdobywania należnych kwalifikacji. Spółki co-operative o szeroko zakrojonej działalności, muszą współpracować ze sobą nie tylko na szczeblu lokalnym, ale i regionalnym, czy międzynarodowym, na tych samych zasadach.

Kiedy podejmiemy już decyzję o charakterze formalnym naszej firmy, kolejnym krokiem powinno być nadanie jej właściwej nazwy. Nazwa naszej firmy, mimo iż pobieżnie nie wydaje się najistotniejszym jej wyróżnikiem, jest w długofalowej działalności bardzo ważna. To od niej bardzo często będzie zależało to jak firma będzie odbierana w oczach klientów. To ona będzie decydowała o pierwszym wrażeniu, które bardzo często może być katalizatorem do podjęcia kontaktów handlowych. Właściwa nazwa powinna być charakterystyczna, wyjątkowa, krótka i rzeczowa, chwytliwa, oraz łatwa do zapamiętania. Ważnym jest też, żeby przekazywała jakąś informację o charakterze firmy, dodatkowo kreując jej pozytywny image w oczach klientów. Dlatego powinniśmy unikać nazw takich jak "Polandex", "Firmex", czy "Grzegorz Brzęczyszczykiewicz Company" - nazwy te są zbyt pospolite, mało oryginalne, a w ostatnim przypadku mogą utrudniać kontakty z obcokrajowcami.

Nie wszystkie nazwy są również dopuszczalne z punktu widzenia prawa. Przykładowo - jeżeli firma ma działać jako Limited Company (spółka z.o.o.), jej nazwa poddana jest pewnym restrykcjom. Otóż, nie może ona: być taka sama jak nazwa innej firmy, być taka sama lub podobna do firmy zagranicznej działającej w Irlandii, być taka sama jak ogólnie znana już marka, czy też nie może być łudząco podobna, również fonetycznie, do już istniejącej. Oprócz tego nie może zaliczać się do uznanych za niewłaściwych przez irlandzkiego ministra handlu i pracy (Minister for Enterprise, Trade and Employment), sugerować związki nieistniejące związki finansowe z organizacjami rządowymi lub samorządowymi, oraz zawierać żadnego z katalogu słów zarezerwowanych dla działalności innego rodzaju (np. Banking, Society, Co-operative, Insurance itp.). Niektóre z powyższych reguł (np. te o niepowtarzalności nazwy), mają swoje zastosowanie także w firmach o charakterze różnym od spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.

Nazwę naszej firmy powinniśmy we własnym interesie zarejestrować w Companies Registration Office - możliwe jest dokonanie tego za pośrednictwem Internetu. Koszt rejestracji zamyka się w granicach €30. Rejestracja jest nieskomplikowana i może być połączona z formalnościami związanymi z samą rejestracją firmy.

W przypadku firmy z.o.o. istnieje możliwość zarejestrowania tzw. nazwy handlowej (ang. business name). Przykładowo, jeżeli spółka nazywa się Internet Software Solutions, a rozszerzyła swoją działalność poza dany sektor, może zarejestrować swoją business name pod nazwą matki spółki. Tzn. firma Internet Software Solutions może również w przypadku dopełnienia odpowiednich formalności handlować pod nazwami np. ISS Technology, czy ComplicatedSoft. Niestety, rejestracja takiej nazwy, nie daje nam już przywilejów podobnych do tych związanych z nazwą firmy. Przykładowo, inne firmy będą mogły legalnie używać tej samej nazwy dla własnej działalności, tak długo jak nie będą podszywać się pod naszą firmę. Po zarejestrowaniu nazwy handlowej, otrzymamy specjalny dokument (Certificate of Business Name), który musi być wywieszony w siedzibie głównej firmy, oraz w każdej jej filii, w widocznym miejscu.

W dalszej perspektywie należy do nas decyzja o rejestracji własnego znaku handlowego (trade mark). Będzie on stanowił reprezentację graficzną naszej firmy, lub produktu, zapewniając nam jednocześnie wyłączność na jego użycie. Zarejestrowanie własnego znaku handlowego wiąże się z koniecznością spełnienia przez niego pewnych norm oraz uiszczeniem odpowiedniej opłaty. Ważność znaku handlowego w Irlandii po jego rejestracji wynosi 10 lat, z możliwością przedłużenia. Rejestracji możemy dokonać w Irlandzkim Biurze Patentowym.
W Patents Office możemy dokonać również rejestracji własnego niepowtarzalnego projektu przemysłowego (industrial design), czy też wystąpić o przyznanie patentu na własny wynalazek. W pierwszym przypadku okres przyznania nam wyłączności na posługiwanie się danym projektem wynosi 5 lat i może być wydłużony do maksymalnie 15 lat. W drugim przypadku patent wydany nam przez Irlandzkie Biuro Patentowe będzie ważny, w zależności od opcji jaką wybierzemy, przez 10 lub 20 lat. Jednakże pamiętać należy, że patent przyznany w Irlandii jest ważny jedynie na jej terenie. Jeżeli zależy nam na patencie ważnym w Unii Europejskiej, należy zwrócić się bezpośrednio do Europejskiego Biura Patentowego w Hadze (European Patent Office). Wydanie patentów podlega również odpowiednim opłatom.

Jeżeli chodzi o prawa autorskie do naszej własnej, niezleconej twórczości intelektualnej, należą nam się one automatycznie, bez konieczności dodatkowych opłat, czy rejestracji.

Kolejnym ważnym krokiem na liście pozwalającej nam rozpocząć własną działalność gospodarczą jest zarejestrowanie jej w urzędzie skarbowym.

Firmy w Irlandii podlegają czterem głównym rodzajom podatków: dochodowemu (income tax), korporacyjnemu (corporation tax), podatkowi od wartości dodanej, tzw. VAT-owi (Value Added Tax), oraz podatkom od zarobków - PAYE/PRSIPodatek dochodowy zmuszeni są opłacać pojedynczy przedsiębiorcy (sole traders) oraz spółki partnerskie (partnership) od uzyskanych zyskówPodatek korporacyjny muszą opłacać spółki o ograniczonej odpowiedzialności od uzyskanych zyskówPodatek VAT muszą opłacać wszyscy, których obroty przekroczyły około €55 tys. w przypadku handlu towarami, oraz €27,5 tys. w przypadku firm usługowych. Cytowane wymogi finansowe ulegają częstym zmianom, dlatego przed przystąpieniem do jakichkolwiek działań należy sprawdzić obowiązujące w danej chwili stawki w odpowiednim urzędzie skarbowym . Podatki PAYE/PRSI muszą opłacać wszyscy, w których firmach są zatrudnieni dowolni pracownicy (łącznie z właścicielem).

Twoim obowiązkiem jest poinformowanie odpowiedniego urzędu skarbowego o rozpoczęciu działalności gospodarczej, w celu zarejestrowania jej do odprowadzania należnego podatku. Obowiązkowym jest również dostarczenie wszelkich wymaganych informacji związanych z firmą, które miałyby na celu ustalenie do jakiej grupy podatkowej się ona zalicza.

W zależności od rodzaju firmy, należy wypełnić jeden z poniższych formularzy: STR, TR1 lub TR2.
Jeżeli mamy zamiar prowadzić firmę jednoosobową o dochodach poniżej ok. €126,7 tys. zobligowani jesteśmy do wypełnienia formularza STR. Jeżeli przekroczymy ten dochód, lub mamy zamiar prowadzić spółkę partnerską, musimy wypełnić formularz TR1.

Jeżeli natomiast mamy zamiar prowadzić działalność o ograniczonej odpowiedzialności, w urzędzie skarbowym trzeba będzie złożyć formularz TR2. Poprawne wypełnienie i złożenie odpowiedniego formularza zarejestruje naszą firmę do odprowadzania podatków. Zaraz po rejestracji zostaniemy umówieni na wizytę z pracownikiem urzędu skarbowego, który omówi z nami wszelkie wymagania systemowe stawiane nowopowstającej firmie.

Niektóre formy biznesu wymagają odpowiednich licencji, koniecznych do legalnego prowadzenia działalności. Większość przeciętnych firm musi jedynie zarejestrować swoją działalność w urzędzie skarbowym, jednakże w niektórych przypadkach będziemy musieli dopełnić również innych formalności. Jeżeli planujemy otwarcie lokalu serwującego alkohol, sklepu monopolowego (off-licence), szkoły nauki jazdy, korporacji taksówkarskiej, agencji zatrudnienia, czy chociażby firmy kredytowej, musimy liczyć się z dodatkowymi wymaganiami do spełnienia. W zależności od charakteru działalności mogą być one bardzo zróżnicowane, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest skontaktowanie się z prawnikiem, który objaśni nam odpowiednie regulacje prawne i stawiane nam wymagania.

Ważną z punktu widzenia sposobu prowadzenia firmy kwestią jest pozyskanie odpowiedniego certyfikatu jakości. Daje nam on tą przewagę nad innymi, że pracy odbywa się w sposób zorganizowany, oraz zapewniający nam odpowiednią jakość produktu/usługi, oraz bezpieczeństwo pracy. Dzięki odpowiedniemu systemowi jakości minimalizujemy błędy popełniane w firmie, ustalamy klarowne zakresy odpowiedzialności, z większą łatwością dotrzymujemy terminów, oraz zapewniamy sobie możliwość ciągłego udoskonalania. Najbardziej rozpoznawalnymi w Irlandii certyfikatami jakości są: krajowe - Q-Mark (certyfikat jakości), Hygiene Mark Certification, The Triple Hygiene Mark (certyfikaty BHP), oraz międzynarodowe - odmiany ISO 9000 (certyfikat jakości), oraz ISO 14000 (wyznacza standardy ekologiczne).

Kiedy dopełnimy już formalności urzędowych powinniśmy zająć się stworzeniem systemu księgowości. O ile nasza firma będzie nastawiona na duży zysk, lub duży obrót dobrami, możemy zdecydować się na zatrudnienie księgowego, lub zlecenie prowadzenia księgowości naszej firmy specjalistycznej agencji księgowości (warto, by ta była ubezpieczona i ponosiła pełną odpowiedzialność finansową za popełnione błędy). Jeżeli jednak z jakiegoś powodu nie odpowiada nam takie rozwiązanie, możemy zdecydować się na samodzielne prowadzenie księgowości.

Pierwszym krokiem jest zdobycie informacji o tym, jakie transakcje musimy udokumentowywać - dowiemy się tego w najbliższym oddziale Revenue. Większość małych firm musi przechowywać informacje o następujących transakcjach: zakupach kredytowanych (purchases on credit), sprzedażach kredytowanych (sales on credit), przychody/rachunki - wpłaty na firmowe konto (receipts), płatności - wypłaty z konta firmy (payments), oraz opłaty drobne, zaliczki (petty cash).Dla każdego rodzaju transakcji należy zapisać datę, rodzaj transakcji, kwotę, oraz podmiot z nią związany. Powyższe linki stanowią odniesienie do przykładowych arkuszy, w których możecie zapisywać przeprowadzane transakcje każdego rodzaju.

Księgowanie płatności VAT jest ważne, ponieważ w większości przypadków podatek ten płacony przy zakupach możemy odzyskać. Oznacza to, że jeżeli cena kupowanego przez nas produktu/usługi zawiera podatek VAT, możemy odjąć ją (kwotę VAT) od kosztów prowadzenia firmy. Przy sprzedaży produktu/usługi, za który pobieramy podatek VAT, musimy wykonywać odpowiednią adnotację w księgach, ponieważ będziemy musieli się z owego podatku rozliczyć w urzędzie skarbowym. Dlatego od kwot naszej sprzedaży będziemy musieli odejmować podatek VAT, zanim je zaksięgujemy w przychodach firmyW przypadku naszego bilansu bankowego, na przeciw wychodzą nam technologie internetowe. Warto wybrać konto, które oferuje nam sprawdzenie bilansu poprzez sieć - pozwoli nam to na pełne kontrolowanie przychodów/rozchodów firmy, bez tracenia czasu na wizytach w banku, lub kontaktowaniu się z nim telefonicznie. Istotnym elementem naszych ksiąg powinno być również księgowanie należnych nam płatności, lub kwot, które jesteśmy dłużni. Dlatego faktury sprzedaży kredytowanych (z ang. faktura - invoice) niezapłacone nam, i do zapłacenia przez nas, powinniśmy trzymać w oddzielnych teczkach, i odnotowywać wszelkie transakcje przeprowadzane na tym gruncie. Przy płaceniu przez nas faktur, warto wysyłać kredytodawcy kopię z adnotacją o dokonanej opłacie i jej formie.

Wszystkie powyższe informacje możemy połączyć w jedną księgę, korzystając z gotowego systemu informatycznego, do prowadzenia rachunkowości, lub stworzyć własny. Takie rozwiązanie pomoże nam w śledzeniu zależności występujących w finansach naszej firmy, a co za tym idzie, lepsze zrozumienie zachodzących w niej zjawisk, i wykorzystanie ich do własnych celów. Powinniśmy również pamiętać, iż własną księgowość powinniśmy prowadzić z pewną regularnością. Każda firma z różnych powodów, prawnych, czy też podatkowych, zmuszona jest do przygotowywania ksiąg raz w roku. Jednakże ponieważ uzupełnianie ich raz na dwanaście miesięcy jest niewykonalne, powinniśmy zastanowić się jak często opłaca nam się przygotowywać pełne rozliczenia. Najlepszym rozwiązaniem wydaje się przygotowywanie sprawozdań kwartalnych.

Ostatnim krokiem na naszej drodze do założenia własnej firmy jest otworzenie firmowego rachunku bankowego, oraz ubezpieczenie firmy.

W przypadku zakładania konta firmowego sprawa nie jest specjalnie skomplikowana - wystarczy, że umówimy się na spotkanie z konsultantem w wybranym banku, by ten przeprowadził nas przez wszelkie formalności z tym związane. Jeżeli natomiast tworzymy spółkę o ograniczonej odpowiedzialności, będziemy musieli przejść przez proces czynności prawnych, pozwalających nam na otworzenie rachunku. Związane są one z wydawaniem autoryzacji do zarządzania środkami firmy odpowiednim osobom dla niej pracującym. Tutaj również pomocne będzie spotkanie z konsultantem. Przede wszystkim musimy zwołać zebranie zarządu, który oficjalnie zdecyduje o potrzebie otworzenia rachunku.

Następnie należy wystąpić do banku o wydanie bankowego formularza uprawnień (bank mandate form), który po wypełnieniu zezwoli bankowi na wykonywanie zleconych przez nas transakcji. Potem należy zdecydować kto w firmie będzie autoryzowany do zarządzania pieniędzmi zgromadzonymi na koncie (wypisywanie czeków, dokonywanie przelewów itp.), oraz jak często chcemy otrzymywać wyciągi z banku. Na zwołanym posiedzeniu zarządu należy przyjąć zarządzenie w formie wymaganej przez bank (formuła powinna znajdować się na formularzu), wypełnić formularz, pobrać wzory podpisów od osób uprawnionych do wypisywania czeków itp., po czym przedłożyć je wraz z formularzem w wybranym banku. Bank będzie wymagał od nas kopii dokumentu potwierdzającego założenie spółki (Memorandum and Articles of Association). Będziemy musieli również przedstawić oryginał certyfikatu inkorporacji spółki (Certificate of Incorporation), którego kopię do własnych potrzeb wykona bank. Po wykonaniu tych czynności nasze konto powinno zostać otwarte w ciągu najbliższych kilku dni.

Przy wyborze ubezpieczenia firmowego powinniśmy wybrać się do agenta ubezpieczeniowego (insurance broker) lub skorzystać z internetowo-telefonicznych biur ubezpieczeniowych, które obsługują wiele firm jednocześnie. Pozwoli nam to na wybranie najszerszej, a zarazem najtańszej możliwej opcji. Pamiętajmy jednak, aby przed dokonaniem ostatecznego wyboru uzyskać kilka wyliczeń składek (quote) z kilku firm.
Ubezpieczenia firmowe dzielą się na podstawowe i specjalistyczne.

Do pakietu podstawowego możemy wybrać w miarę potrzeby ubezpieczenia od pożaru (fire), kradzieży (theft), ryzyka (all risks - ochrona przeciwko utracie środków), od odpowiedzialności cywilnej (public liability), odpowiedzialności od komplikacji związanych ze sprzedażą produktu/usługi (product liability), od roszczeń pracowników (employer's liability), czy też ubezpieczenie komunikacyjne (motor insurance). Ubezpieczenia te możemy wykupywać w pakietach lub pojedynczo, oraz w zależności od potrzeb, dla całej firmy, lub określonego biura/filiiDo ubezpieczeń rozszerzonych należą m.in. ubezpieczenia od kosztów postępowań, uszkodzenia sprzętu lub utraty danych, ubezpieczenia transportu dóbr, ubezpieczenia patentowe, podróżne, kredytowe, od niespłaconego długu, czy też od przerw w funkcjonowaniu firmyWarto również zastanowić się nad ubezpieczeniem zdrowotnym dla pracowników, od śmierci lub odejścia kluczowego partnera, czy też śmierci własnej lub kalectwa i związanej z tym niemożności dalszego prowadzenia firmy.

Po przejściu przez wszystkie powyższe kroki jesteśmy na najlepszej drodze do odniesienia sukcesu biznesowego. Powodzenia!